Archivio e Protocollo

il cittadino o persona giuridica che deve presentare domande, istanze, documenti diretti all’ente;

tutti i cittadini che necessitano di consultare e ottenere il rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti conservati nell’archivio

L’ufficio Archivio e Protocollo svolge tutte le operazioni inerenti il protocollo e l’archiviazione dei documenti del Comune di Sedriano, comunque e dovunque esse si svolgano.

Tutta la corrispondenza diretta all’Ente passa tramite questo ufficio per essere protocollata, classificata, inserita in fascicoli, assegnata ai Servizi di competenza.

Svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente.

Inoltre, specificatamente tra i compiti dell'Ufficio Protocollo:

• Assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune di documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative.
• Lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi

Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.

Le modalità previste per la presentazione di istanze sono:

• casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente comune.fornelli@pec.it con rilascio delle rispettive attestazioni di ricevuta e consegna SOLO ED ESCLUSIVAMENTE se la richiesta perviene da casella PEC (PEC/PEC);
• casella e-mail ordinaria (non PEC).

In questo caso non essendo la casella certificata, NON E' GARANTITO PER LEGGE (Codice dell'Amministrazione Digitale - C.A.D.) l'effettivo ARRIVO DELLA RICHIESTA (il sistema non rilascia alcuna ricevuta di ricezione/consegna).

• casella di Posta Elettronica protocollo@comune.fornelli.is.it
• direttamente allo sportello dell'Ufficio Protocollo ubicato nel Municipio ESCLUSIVAMENTE negli orari di apertura al pubblico.

In seguito l'ufficio protocollo provvede alla:

• registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Fornelli, che possono pervenire all’ufficio in formato cartaceo, P.E.C. e Posta Elettronica standard.
  La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione (ossia assegnazione ad una specifica categoria e classe in base alla natura del documento o al tipo di procedimento amministrativo al quale fa riferimento), individuando ciascun atto in modo inequivocabile e assegnandolo agli uffici competenti.

Quando la consegna avviene manualmente, l'ufficio provvede al rilascio di una ricevuta, o quando richiesto di una fotocopia della prima pagina dell'atto consegnato riportante apposita segnatura.

Nessun costo è previsto per la comunicazione degli atti o delle richieste che devono pervenire al protocollo dell’ente

Presso l’ufficio messi – protocollo si ritirano inoltre le carte d’identità elettroniche per le quali è stata opzionata la scelta della consegna al Comune e non all’indirizzo di residenza.

Per eseguirne il ritiro è necessario presentarsi allo sportello con la carta d’identità provvisoria rilasciata al momento dell’effettuazione della stessa.

Per le persone minorenni il ritiro del documento deve essere effettuato da uno dei genitori, mentre per le persone maggiorenni il documento deve essere ritirato personalmente o da altra persona munita di apposita delega e la carta d’identità provvisoria del delegante.